Network
DESKJABAR - Kita sedang mengalami zaman digital di mana teknologi terus mengalami perkembangan pesat dan memberikan banyak keuntungan bagi kehidupan kita. Dalam era ini, akses dan pelaksanaan berbagai hal menjadi lebih mudah. Kita dapat dengan mudah membeli tiket kereta, berbelanja kebutuhan rumah tangga, belajar, menghadiri konser, menonton pertunjukan, bahkan bekerja secara online. Majunya teknologi digital ini memberikan manfaat yang besar, salah satunya adalah mengurangi penggunaan kertas.
Hampir semua orang menyadari bahwa penggunaan kertas yang berlebihan memiliki dampak negatif bagi lingkungan. Untuk membuat satu rim kertas, diperlukan pohon yang telah tumbuh selama sekitar 5 tahun. Selain itu, produksi kertas juga menghasilkan limbah dalam bentuk cair, gas, dan padat yang jumlahnya sangat besar. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk mengurangi penggunaan kertas secara berlebihan dengan cara menggunakan kertas secara bijaksana atau bahkan mengadopsi praktik tanpa kertas (paperless).
Mewujudkan Jawa Barat Sebagai Provinsi Digital dengan Mengurangi Penggunaan Kertas melalui SIDEBAR
Sejalan dengan visi Gubernur Jawa Barat, Ridwan Kamil, untuk mewujudkan Jawa Barat sebagai Provinsi Digital, Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Barat (Pemdaprov Jabar) bekerja sama dengan Dinas Komunikasi dan Informasi Jawa Barat (Diskominfo Jabar) dan Jabar Digital Service (JDS) terus melakukan upaya percepatan digitalisasi di Jawa Barat.
Salah satu langkah yang diambil adalah memperkenalkan SIDEBAR, sebuah aplikasi e-office yang digunakan untuk memproduksi, mendistribusikan, memvalidasi, dan mengarsipkan tata naskah dinas elektronik di lingkungan internal Pemdaprov Jabar.
SIDEBAR awalnya diberikan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan kemudian diadopsi serta dikembangkan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusipda) dan Diskominfo Jabar. Hingga akhir tahun 2022, sebanyak 83% Perangkat Daerah (PD) di lingkungan Pemdaprov Jabar telah menggunakan aplikasi SIDEBAR untuk melakukan penandatanganan dan distribusi surat secara elektronik.
Pengoperasian SIDEBAR sangatlah sederhana dan mudah. Mirip dengan penggunaan aplikasi Whatsapp (WA), notifikasi akan langsung masuk ke perangkat ponsel. Jika diperlukan tanda tangan, cukup menggunakan Tanda Tangan Elektronik (TTE). Jika terdapat dokumen lain yang perlu diteruskan, seperti surat undangan, tinggal mengklik opsi "diteruskan" kepada pihak yang terkait. Tidak lagi diperlukan cetak surat dan pengantaran
fisik, semua proses menjadi lebih praktis.
SIDEBAR Menyederhanakan Proses Persuratan
SIDEBAR mobile memiliki empat fitur utama yang meliputi Menerima Dokumen, Tanda Tangan Elektronik, Disposisi dan Distribusi, serta Validasi Dokumen. Fitur Menerima Dokumen berfungsi untuk menerima naskah dinas di lingkungan Pemdaprov Jabar dengan notifikasi secara online. Proses penandatanganan dokumen tidak lagi harus dilakukan secara manual, karena fitur Tanda Tangan Elektronik (TTE) hadir untuk mempermudah penandatanganan elektronik setiap naskah dinas. Fitur Disposisi dan Distribusi memungkinkan pengguna untuk dengan cepat, tepat, dan mudah mendisposisikan dan mendistribusikan naskah dinas di lingkungan Pemdaprov Jabar. Terakhir, terdapat fitur Validasi Dokumen yang memeriksa keabsahan dokumen dengan mudah melalui pemindaian QR code.
Aplikasi SIDEBAR mobile memberikan manfaat dalam hal keamanan informasi. Aplikasi ini melindungi data dan informasi dokumen, menjamin keamanan dan integritas dokumen, serta melindungi dokumen dari tindakan manipulasi. Selain itu, SIDEBAR melindungi dokumen dari akses oleh pihak yang tidak berwenang, meningkatkan transparansi, dan memungkinkan pelacakan file serta pengetahuan status dokumen secara real-time. Hal ini juga berkontribusi dalam menjaga kerahasiaan dokumen.
SIDEBAR merupakan aplikasi yang memfasilitasi proses persuratan di semua Perangkat
Daerah (PD) di Jawa Barat, mempersingkat waktu dalam proses persuratan, serta mampu menangani berbagai jenis Naskah Dinas Elektronik (NDE) sesuai dengan format Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) Pemprov Jabar. SIDEBAR juga mendukung sistem kerja flexible working arrangement, memungkinkan proses pembuatan, penandatanganan, dan distribusi/disposisi surat dilakukan kapan saja dan di mana saja.
Kontribusi Pemdaprov Jabar dalam Kampanye Paperless
Selain menghemat waktu, SIDEBAR juga berhasil mengurangi penggunaan kertas dalam jumlah yang signifikan. Persuratan terarsip dengan rapi melalui sistem yang terintegrasi. Penggunaan SIDEBAR telah menghemat biaya dan penggunaan kertas, dengan lebih dari 300 ribu naskah yang ditandatangani dan didistribusikan secara elektronik.
Selain menjadi alat untuk digitalisasi, SIDEBAR juga merupakan bentuk komitmen serius dari Pemdaprov Jabar dalam mendukung kampanye paperless 'save the earth and save the money'. Dengan mengurangi penggunaan kertas, sisa anggaran yang sebelumnya digunakan untuk pembelian kertas dan ATK (Alat Tulis Kantor) dapat dialokasikan untuk manfaat yang lebih luas, terutama bagi masyarakat.
Harapan kedepannya, SIDEBAR dapat terus dikembangkan dan digunakan oleh seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Jabar. Dengan demikian, SIDEBAR dapat menjadi alat bantu yang efektif dalam memfasilitasi proses persuratan dan berkontribusi pada
transformasi digital Perangkat Daerah (PD) Pemdaprov Jabar secara keseluruhan.
Dalam upaya menuju keberlanjutan, perlu terus mendorong kesadaran akan pentingnya pengurangan penggunaan kertas dan penggunaan teknologi digital yang lebih luas. Dengan adanya SIDEBAR dan inisiatif serupa, diharapkan dapat membawa perubahan positif dalam mengurangi dampak buruk penggunaan kertas secara berlebihan serta mewujudkan visi
Jawa Barat sebagai Provinsi Digital yang peduli terhadap lingkungan.
SIDEBAR: Inisiatif Jawa Barat Menuju Transformasi Digital
Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Barat (Pemdaprov Jabar) terus mengambil langkah berani dalam mewujudkan visi Jawa Barat sebagai Provinsi Digital yang peduli terhadap lingkungan. Salah satu langkah terbaru adalah melalui SIDEBAR, sebuah inisiatif yang bertujuan untuk mengurangi penggunaan kertas yang berlebihan serta mendukung transformasi digital di lingkungan administrasi Pemdaprov Jabar.
Sebagai wujud dari keseriusan Pemdaprov Jabar dalam menghadapi masalah lingkungan yang diakibatkan oleh penggunaan kertas secara berlebihan, SIDEBAR menjadi solusi cerdas yang menggantikan proses persuratan konvensional dengan sistem elektronik yang terintegrasi. Melalui SIDEBAR, ratusan ribu naskah sudah berhasil ditandatangani dan
didistribusikan secara elektronik, menghemat biaya dan penggunaan kertas dengan angka mencapai lebih dari 300 ribu.
Menurut data yang dirilis oleh Dinas Komunikasi dan Informasi Jawa Barat (Diskominfo Jabar) dan Jabar Digital Service (JDS), hingga akhir tahun 2022, sudah mencapai angka yang mengesankan dimana 83% Perangkat Daerah (PD) di lingkungan Pemdaprov Jabar telah menggunakan aplikasi SIDEBAR dalam proses penandatanganan dan distribusi surat secara elektronik. Angka ini menunjukkan adopsi yang luas dari sistem ini dan semakin menguatkan komitmen Jawa Barat untuk menjadi Provinsi Digital yang modern dan efisien.
Pengoperasian SIDEBAR sangatlah sederhana dan mudah. Mirip dengan penggunaan Whatsapp (WA), notifikasi akan langsung masuk ke perangkat ponsel. Jika diperlukan tanda tangan, cukup menggunakan Tanda Tangan Elektronik (TTE). Jika terdapat dokumen lain yang perlu diteruskan, seperti surat undangan, tinggal mengklik opsi "diteruskan" kepada
pihak yang terkait. Tidak lagi diperlukan cetak surat dan pengantaran fisik, semua proses menjadi lebih praktis.
SIDEBAR mobile memiliki empat fitur utama yang meliputi Menerima Dokumen, Tanda Tangan Elektronik, Disposisi dan Distribusi, serta Validasi Dokumen. Fitur Menerima Dokumen berfungsi untuk menerima naskah dinas di lingkungan Pemdaprov Jabar dengan notifikasi secara online. Proses penandatanganan dokumen tidak lagi harus dilakukan
secara manual, karena fitur Tanda Tangan Elektronik (TTE) hadir untuk mempermudah penandatanganan elektronik setiap naskah dinas. Fitur Disposisi dan Distribusi memungkinkan pengguna untuk dengan cepat, tepat, dan mudah mendisposisikan dan mendistribusikan naskah dinas di lingkungan Pemdaprov Jabar. Terakhir, terdapat fitur Validasi Dokumen yang memeriksa keabsahan dokumen dengan mudah melalui pemindaian QR code.
Aplikasi SIDEBAR mobile memberikan manfaat dalam hal keamanan informasi. Aplikasi ini melindungi data dan informasi dokumen, menjamin keamanan dan integritas dokumen, serta melindungi dokumen dari tindakan manipulasi. Selain itu, SIDEBAR melindungi dokumen dari akses oleh pihak yang tidak berwenang, meningkatkan transparansi, dan memungkinkan pelacakan file serta pengetahuan status dokumen secara real-time. Hal ini juga berkontribusi dalam menjaga kerahasiaan dokumen.
SIDEBAR merupakan alat yang memfasilitasi proses persuratan di semua Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Jawa Barat, mempersingkat waktu dalam proses persuratan, serta mampu menangani berbagai jenis Naskah Dinas Elektronik (NDE) sesuai dengan format Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) Pemprov Jabar. SIDEBAR juga mendukung sistem kerja flexible working arrangement, memungkinkan proses pembuatan, penandatanganan, dan distribusi/disposisi surat dilakukan kapan saja dan di mana saja.
Selain menghemat waktu, SIDEBAR juga berhasil mengurangi penggunaan kertas dalam jumlah yang signifikan. Persuratan terarsip dengan rapi melalui sistem yang terintegrasi.
Penggunaan SIDEBAR telah menghemat biaya dan penggunaan kertas, dengan lebih dari 300 ribu naskah yang ditandatangani dan didistribusikan secara elektronik.
Manfaat yang dihasilkan dari penerapan SIDEBAR tidak hanya sebatas penghematan biaya dan kertas, tetapi juga memberikan dampak positif yang signifikan bagi lingkungan. Dalam beberapa tahun terakhir, kekhawatiran terhadap penebangan pohon untuk produksi kertas semakin meningkat. Diperlukan sekitar 1 batang pohon usia sekitar 5 tahun hanya untuk memproduksi 1 rim kertas. Dengan penggunaan SIDEBAR, jumlah pohon yang diselamatkan dari penebangan dapat mencapai angka yang luar biasa. Hal ini sejalan dengan kampanye "save the earth and save the money" yang dicanangkan oleh Pemdaprov Jabar.
Selain manfaat lingkungan yang tak terbantahkan, SIDEBAR juga memberikan dampak ekonomi yang positif. Pengalihan anggaran belanja kertas dan ATK ke kepentingan yang lebih luas, terutama untuk kemaslahatan masyarakat, adalah langkah yang cerdas dan strategis. Dalam era digital ini, investasi dalam transformasi teknologi tidak hanya membawa efisiensi operasional, tetapi juga menciptakan nilai tambah bagi masyarakat.
Harapan kedepannya adalah SIDEBAR dapat menjadi alat bantu yang memfasilitasi proses persuratan yang digunakan oleh seluruh Perangkat Daerah (PD) di Jabar. Dengan adopsi teknologi yang lebih luas, Perangkat Daerah (PD) akan memiliki akses ke berbagai alat dan sistem digital yang dapat meningkatkan efisiensi, transparansi, dan pelayanan kepada masyarakat. Transformasi ini akan membawa manfaat jangka panjang dalam hal pengelolaan data, koordinasi antar lembaga, dan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat.
Tidak hanya itu, SIDEBAR juga diharapkan dapat menjadi contoh bagi pemerintah daerah lainnya di Indonesia. Keberhasilan implementasi SIDEBAR di Jawa Barat dapat menjadi inspirasi bagi pemerintah daerah lain untuk mengadopsi solusi serupa dalam upaya pengurangan penggunaan kertas dan menuju tata kelola yang lebih efisien dan berkelanjutan.
SIDEBAR: Revolusi Digital dalam Persuratan dan Pengarsipan Dokumen
SIDEBAR (Sistem Informasi Dokumen Elektronik Jawa Barat) telah melampaui harapan dalam mendorong transformasi digital di lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Barat (Pemdaprov Jabar). Dengan menyederhanakan dan mempercepat proses persuratan dan pengarsipan dokumen, SIDEBAR telah mengubah paradigma kerja Organisasi Perangkat Daerah di Jawa Barat.
Menyadari betapa pentingnya efisiensi, keberlanjutan, dan keamanan dalam persuratan, SIDEBAR hadir sebagai solusi inovatif yang mengintegrasikan fungsi-fungsi penting ke dalam satu aplikasi yang mudah digunakan. Dalam pengujian dan penggunaan lapangan, aplikasi ini terbukti membawa manfaat yang signifikan bagi OPD dan instansi pemerintah di Jabar.
Salah satu kelebihan terbesar SIDEBAR adalah kemudahan penggunaannya. Dengan antarmuka yang intuitif, aplikasi ini memberikan pengalaman yang mirip dengan menggunakan aplikasi pesan instan seperti WhatsApp (WA). Notifikasi langsung diterima di perangkat seluler, memungkinkan pengguna untuk dengan cepat merespons dan menindaklanjuti dokumen yang masuk. Pengguna juga dapat melakukan tanda tangan elektronik (TTE) dengan mudah, menghilangkan kebutuhan untuk mencetak dan mengirim dokumen fisik.
SIDEBAR mobile dilengkapi dengan empat fitur utama yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan persuratan dan pengarsipan dokumen di Pemdaprov Jabar. Fitur Menerima Dokumen memungkinkan ASN untuk menerima naskah dinas secara online, menggantikan metode tradisional yang memakan waktu. Fitur Tanda Tangan Elektronik memungkinkan OPD untuk dengan cepat dan efisien menandatangani dokumen elektronik menggunakan TTE, menghindari proses manual yang merepotkan. Selanjutnya, fitur Disposisi dan Distribusi memungkinkan pengguna untuk dengan mudah mendisposisikan dan mendistribusikan naskah dinas di lingkungan Pemdaprov Jabar, sementara fitur Validasi Dokumen memastikan keabsahan dan keamanan dokumen melalui pemindaian QR code.
Selain efisiensi dan kemudahan penggunaan, SIDEBAR juga memberikan manfaat keamanan yang signifikan. Aplikasi ini melindungi data dan informasi dokumen, serta memastikan keamanan dan integritas dokumen dari tindakan manipulasi. Pengaturan akses yang canggih juga melindungi dokumen dari pihak yang tidak berwenang, sementara catatan audit memastikan transparansi dan melacak setiap perubahan yang terjadi pada dokumen.
Penggunaan SIDEBAR telah membawa kontribusi nyata dalam upaya pengurangan penggunaan kertas dan dukungan terhadap kampanye paperless. Lebih dari 300 ribu naskah dinas telah ditandatangani dan didistribusikan secara elektronik, menghemat biaya dan penggunaan kertas.
SIDEBAR diharapkan terus meningkatkan fitur-fiturnya agar dapat mengakomodasi berbagai kebutuhan persuratan dan pengarsipan dokumen yang muncul seiring perkembangan
teknologi. Peningkatan fungsionalitas ini akan memastikan bahwa SIDEBAR tetap relevan dan efektif dalam mengatasi tantangan masa depan. SIDEBAR dapat berperan dalam meningkatkan kesadaran dan pemahaman OPD tentang
pentingnya transformasi digital dan penggunaan teknologi. Melalui visi yang kuat dan komitmen yang berkelanjutan, SIDEBAR memiliki potensi untuk menjadi tonggak dalam transformasi digital di Jawa Barat. Dengan terus berinovasi dan menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi, SIDEBAR dapat menjadi solusi yang terpercaya dan efisien dalam persuratan dan pengarsipan dokumen di era digital. ***
Penulis:
Ir. H. Juwanda
- Dewan Eksekutif Tim Akselarasi Pembangunan Provinsi Jawa Barat
- Staf Khusus Gubernur Jawa Barat Ridwan Kamil, Bidang Transformasi Digital & Reformasi Birokrasi
